Tupoksi Bidang Sekretariat

Tugas Sekretaris :

Sekretaris mempunyai tugas merencanakan, menyusun, merumuskan dan melaksanakan program kerja sekretariat berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan, Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas..

Fungsi Sekretaris :

Untuk melaksanakan tugasnya, Sekretaris menyelenggarakan fungsi :

  1. Pelaksanaan koordinasi penyusunan program dan anggaran Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tanjungpinang;
  2. Perencanaan, penyusunan, perumusan dan pelaksanaan serta pengkoordinasian pelaksanaan program reformasi birokrasi;
  3. Penyelenggaraan kegiatan administrasi umum dan kepegawaian, pengelolaan keuangan, penatausahaan aset dan perlengkapan serta penyusunan program;
  4. Pengkoordinasian dan pelaksanaan pelayanan dan pengaturan rapat dinas, upacara serta keprotokolan;
  5. Pengkoordinasian, pembinaan, perumusan laporan tahunan dan evaluasi setiap bidang sebagai pertanggungjawaban;
  6. Pengkoordinasian dan pembinaan pemeliharaan kebersihan, ketertiban dan keamanan kantor dan lingkungannya, kendaraan dinas serta perlengkapan gedung kantor;
  7. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Sekretariat membawahi 3 (tiga) Sub Bagian, yaitu Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, Sub Bagian Keuangan dan Sub Bagian Perencanaan. Masing-masing Subbagian dipimpin oleh Kepala Subbagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris

Tugas Sub Bagian Umum dan Kepegawaian  :

Sub Bagian Umum mempunyai rincian tugas merencanakan, menyusun, merumuskan dan melaksanakan program kerja sub bagian umum berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Fungsi Sub Bagian Umum dan Kepegawaian :

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud menyelenggarakan fungsi :

  1. Penyiapan bahan perumusan perlengkapan urusan tata usaha, rumah tangga serta kearsipan;
  2. Pelaksanaan kegiatan, penghimpunan dan sosialisasi peraturan perundang-undangan, dokumentasi serta pengolahan data dan informasi sub bagian umum;
  3. Pelaksanaan urusan keprotokolan, koordinasi dengan instansi terkait sesuai bidang tugasnya serta pelayanan hubungan masyarakat;
  4. Pelaksanaan kegiatan pelayanan ruang pimpinan, tamu pimpinan, upacara-upacara dan rapat-rapat dinas;
  5. Pengelolaan perjalanan dinas dan operasional rumah tangga dinas;
  6. Pelaksanaan urusan pengelolaan barang milik daerah meliputi perencanaan kebutuhan dan penganggaran, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, penyaluran, penggunaan, pemanfaatan dan pengamanan serta pemeliharaan barang milik daerah;
  7. Pelaksanaan pengurusan penggunaan dan pemeliharaan Barang Milik Daerah (BMD);
  8. Perumusan dan pengkoordinasian kegiatan kebersihan, ketertiban, kenyamanan ruangan dan halaman kantor, disiplin pegawai serta pengamanan di lingkungan dinas;
  9. Perumusan dan pelaksanaan pengolahan data pegawai, formasi pegawai, mutasi pegawai, penyusunan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) dan registrasi ASN serta pengarsipan penilaian prestasi kerja ASN di lingkungan dinas;
  10. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh pimpinan sesuasi dengan tugas dan fungsinya.

Tugas Sub Bagian Keuangan :

Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas merencanakan dan melaksanakan program kerja sub bagian keuangan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Fungsi Sub Bagian Keuangan:

Sub Bagian Keuangan dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud menyelenggarakan fungsi :

  1. Penyiapan bahan perumusan dan pelaksanaan pengelolaan keuangan dan penatausahaan aset berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan;
  2. Pelaksanaan penatausahaan aset meliputi pembukuan, inventarisasi dan pelaporan barang milik daerah sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
  3. Pelaksanaan penyimpanan terhadap dokumen dan bukti kepemilikan barang milik daerah selain tanah dan/atau bangunan;
  4. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Tugas Sub Bagian Perencanaan :

Sub Bagian Perencanaan mempunyai tugas merencanakan dan melaksanakan program kerja sub bagian program berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan

Fungsi Sub Bagian Perencanaan :

Sub Bagian Perencanaan dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud menyelenggarakan fungsi :

  1. Pelaksanaan koordinasi penyusunan rencana dan program kerja serta perumusan Rencana Kerja Tahunan (RKT), penetapan kinerja, Rencana Strategis (Renstra), Rencana Kerja (Renja), Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA), laporan realisasi fisik program pembangunan, laporan tahunan dan laporan evaluasi kinerja;
  2. Pengumpulan data dan informasi untuk pengembangan dan kebutuhan sarana dan prasarana;
  3. Perumusan dan pelaksanaan pengendalian dan pelaporan;
  4. Perumusan, pelaksanaan dan penghimpunan petunjuk teknis yang berhubungan dengan penyusunan program;
  5. Pelaksanaan fasilitasi pengadaan barang dan jasa;
  6. Pelaksanaan fasilitasi dan penyusunan tindak lanjut laporan masyarakat, temuan pemeriksa fungsional dan pengawasan lainnya;
  7. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Pengumuman